Offre d’emploi
Titre : Gestionnaire du bureau (Office Manager)
Superviseur : Chef du Projet
Lieu : Bujumbura
Déplacements : Si nécessaire
Grade: 9
À propos de TechnoServe :
Tout le monde mérite la possibilité de construire un meilleur avenir. Cette simple idée est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’exploitation du pouvoir du secteur privé pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.
Les communautés à faible revenu dans lesquelles nous travaillons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations et entreprises sont la clé du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d’alphabétisation, manque d’accès aux emplois et aux marchés, dynamique politique imprévisible et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants… lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, elles peuvent accéder aux soins de santé et à l’éducation qui leur étaient auparavant hors de portée. Des communautés et même des pays entiers s’en sortent mieux.
À propos du projet :
TechnoServe lance actuellement un projet de développement du secteur du café sur 5 années au Burundi. Financée par l’USDA à hauteur de plusieurs millions de dollars, l’Initiative Burundi Better Coffee (Initiative pour un meilleur café au Burundi) vise à renforcer la compétitivité du secteur du café au Burundi en améliorant la production dans les exploitations agricoles, le traitement au niveau local, la commercialisation ainsi que l’écosystème de soutien. Nous recrutons activement pour divers postes afin de gérer et exécuter les différentes composantes du programme, notamment dans les domaines des finances, des ressources humaines et des opérations du projet sur le terrain.
- Description du poste.
Le gestionnaire de bureau est responsable de fournir des services de gestion de bureau et de gérer toute la logistique du programme. Il s’agit notamment de maintenir l’efficacité des services de bureau, de tenir à jour les dossiers de bureau et d’autres formes de soutien administratif.
- Principaux rôles et responsabilités
Collaborer avec les équipes de mise en œuvre (logistique)
- Agir en tant que point focal pour toutes les activités opérationnelles (informatique, logistique, flotte et gestion des actifs) au Burundi ;
- Former et encadrer les membres de l’équipe du programme dans l’utilisation des différents outils de suivi opérationnel et dans la meilleure façon dont ces programmes peuvent bénéficier de ces outils ;
- Fournir des conseils proactifs aux équipes du programme pour assurer des systèmes opérationnels optimaux tout en maintenant le respect des politiques pertinentes de TechnoServe (par exemple, la règlementation sur l’utilisation des véhicules, l’organisation des voyages, la sécurité, etc.) ;
- Aider les équipes du programme dans le pays à élaborer et à mettre à jour des plans opérationnels trimestriels pour la logistique de l’équipe et la gestion des véhicules (y compris le ravitaillement en carburant et l’entretien des véhicules) ;
- Servir de coordonnateur des voyages et du soutien pour les membres des programmes transversaux ou des équipes régionales et internationales voyageant dans le pays, coordonner la logistique des voyages et de l’hébergement
Approvisionnement
- Assister les équipes de programme dans l’élaboration de plans d’approvisionnement annuels extraits de leurs budgets annuels afin d’assurer une mise en œuvre coordonnée conforme aux exigences des donateurs et à la politique et aux procédures de TNS.
- Se tenir informés des politiques, publications et réglementations gouvernementales pertinentes concernant les approvisionnements, l’approvisionnement, l’importation, les questions fiscales et prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que TNS reste entièrement et continuellement conforme.
- Fournir un appui, des conseils et une formation au personnel sur les méthodes et stratégies d’approvisionnement et les questions d’administration des contrats conformément aux exigences des donateurs et à la politique et aux procédures de TNS.
- Planifier et entreprendre des procédures formelles telles que : les pré-qualifications des fournisseurs ; appels d’offres ; demandes de cotations, évaluation des performances des fournisseurs ; etc. En consultation avec les services utilisateurs, établir des comités d’analyse des offres et assurer le secrétariat des comités.
- Préparer et/ou réviser les contrats et accords – y compris les bons de commande locaux – pour s’assurer que les éléments suivants sont bien définis : responsabilités et obligations contractuelles mutuelles ; les spécifications des niveaux de livraison des biens et des services ; conditions de paiement ; lieux et délais de livraison ; garanties et services après-vente ; conditions générales et particulières attachées aux contrats.
- Veiller à ce que la documentation et les dossiers pertinents pour toutes les activités d’approvisionnement, de passation de marchés et d’élimination soient classés de manière appropriée et accessibles si nécessaire.
- Préparer des rapports réguliers et ponctuels sur les achats et les contrats, selon les besoins, pour les rapports des bailleurs, l’audit et la conformité légale.
Gestion de bureau
- Assurer un environnement de bureau sûr, propre, bien organisé et doté de ressources à Bujumbura et dans les bureaux de l’intérieur de pays ;
- Coordonner l’administration des ressources de bureau pour la réparation et l’entretien du bureau et de l’équipement de bureau.
Gestion de flotte
- Préparer et examiner les rapports mensuels de rapprochement du carburant, y compris les rapports d’entretien des véhicules par programme, et conseiller les gestionnaires de programme sur la voie à suivre ;
- Superviser la gestion globale du parc de véhicules de TechnoServe, y compris l’établissement de calendriers d’entretien, la gestion de la sécurité, de la sûreté et des systèmes de suiv ;
- Embaucher et gérer tous les chauffeurs de bureau en s’assurant qu’ils reçoivent toute la formation nécessaire sur les politiques de TechnoServe et qu’ils maintiennent leurs titres de compétences ;
- Veiller à ce que l’administration des véhicules sur le terrain et des conducteurs soit exécutée de manière professionnelle et conformément à la politique sur les véhicules et aux règles de circulation de TechnoServe, et à ce que tous les registres de véhicules connexes soient remplis de manière appropriée et à temps ;
- S’assurer que les véhicules de location sont adaptés à l’usage prévu, que les chauffeurs embauchés ont un niveau de compétences acceptable et qu’ils sont informés des politiques et du code de conduite de TechnoServe ;
- S’assurer que les véhicules ont une assurance, une immatriculation et d’autres documents requis qui sont à jour ;
Gestion d’actifs
- Tenir un registre des actifs à jour et précis pour le Burundi ;
- Veiller à ce que le transfert et la restitution des avoirs à destination et en provenance du personnel dans les différents lieux d’affectation fassent l’objet d’un suivi ;
- Effectuer régulièrement des vérifications/contrôles physiques de tous les actifs et de l’inventaire dans les bureaux extérieurs de TechnoServe ;
- Tenir à jour l’inventaire des immobilisations et faire rapport à la section des finances sur une base trimestrielle.
Administration générale
- Tenir à jour les dossiers/documents de correspondance courants et confidentiels ;
- Tenir à jour une base de données contenant les coordonnées des personnes-ressources qui pourraient être nécessaires en cas d’urgence ;
- Développer des liens étroits avec les ministères responsables gouvernementaux ;
- S’assurer que l’exigence d’enregistrement du bureau TNS est respectée, y compris le renouvellement de l’enregistrement ;
- S’assurer que les exigences des permis du personnel international sont remplies ;
- Assurer la facilitation de tout soutien aux voyages aux visiteurs, consultants, invités à la fois « du terrain » et de « l’étranger » ;
- Faciliter tout accord avec des tiers et rendre compte régulièrement au responsable des ressources humaines et de l’administration ;
- S’assure que tous les paiements de factures d’hôtel et autres paiements sont réglés en temps opportun ;
- Assurer la liaison avec les départements / visiteurs pour déterminer leurs besoins précis en matière d’événements ; et produire des propositions détaillées pour les événements (p. ex. lieux, fournisseurs et budgets);
- Obtenir et réserver un lieu ou un emplacement approprié ; et coordonner la gestion des sites, les traiteurs et la location d’équipement, le cas échéant ;
- Faciliter l’hébergement et le transport des participants au besoin ;
- Soutien à la planification de l’horaire des programmes et de l’aménagement des salles et des programmes de divertissement ;
- Facteurs de réussite
- Intelligence émotionnelle : Empathique, comprendre les attitudes, les intérêts, les besoins des autres ; prédire le comportement des autres. Avoir la conscience de soi et empêcher ses propres émotions d’interférer avec le travail. Comprendre à la fois les forces et les limites des autres.
- Encadrement/rétroaction : Reconnaître et valoriser les qualités des autres. Fournir des conseils et un retour d’information en temps opportun pour aider les autres à développer des domaines de connaissances et de compétences afin d’accomplir des tâches ou résoudre des problèmes.
- Intégrité et honnêteté : Bénéficier d’une large confiance ; être perçu comme une personne directe et véridique ; présenter des informations véridiques de manière appropriée et utile ; garder les confidences ; admettre ses erreurs ; ne pas se présenter faussement pour un avantage personnel.
- Planification et programmation des ressources : La capacité d’estimer, de justifier et de gérer les niveaux de financement appropriés pour soutenir la réalisation des objectifs. Planifier, programmer, hiérarchiser et contrôler efficacement les activités ; identifier, intégrer et coordonner les ressources (personnes, matériel, informations, budget et/ou temps) pour atteindre des objectifs visant à améliorer la performance globale de l’organisation.
- Diversité/Inclusivité : Démontrer une compréhension et une appréciation de la diversité et soutenir les efforts de diversité. Interagir efficacement et de manière inclusive avec des personnes de toutes les races, cultures, ethnies, origines, religions, âges et sexes.
- Exigences clés et qualification
- Baccalauréat en approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, avec un minimum de 7 ans d’expérience en approvisionnement / administration / logistique au sein d’une organisation similaire ;
- Connaissance de la législation, des normes et des procédures pertinentes ;
- Excellentes compétences en informatique dans Word, Excel, PowerPoint et Internet ;
- Souci du détail, y compris de solides compétences organisationnelles et analytiques ;
- Capacité à anticiper la demande, à gérer plusieurs tâches / projets et à respecter des délais serrés ;
- Une expérience de la gestion de flotte/chauffeurs est préférable ;
- Parle couramment le Français, le kirundi et l’anglais ;
Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d’améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler. Avec notre engagement envers la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’action positive et ne discriminons pas sur la base du sexe, de la race, de la couleur, de l’origine ethnique, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’âge, du statut sérologique, statut d’ancien combattant protégé, invalidité et toutes les autres classes protégées.
Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation et à examiner minutieusement tous les candidats finaux grâce à des vérifications rigoureuses des antécédents et des références.
Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines à l’adresse recrutement@tns.org ou appeler le +1 202 785 4515.
NOTE:
- Seuls les candidats sélectionnés seront invités à passer les tests de recrutement.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour le poste.
