PROJET DE DEVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE INTEGRE AU BURUNDI
AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET N° 15/PRODECI-TURIKUMWE/AMI/5/2021
Don IDA N: D5620
Recrutement d’un assistant Administratif (Secrétaire de Direction)
Le Gouvernement du Burundi a reçu un Don de la Banque Mondiale pour le financement du Projet de Développement Communautaire Intégré au Burundi « PRODECI-TURIKUMWE » pour un montant de 60 millions de dollars américains et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce Don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : Contrat d’un Assistant Administratif (Secrétaire de Direction).
Les services consistent à
• Réceptionner, trier, diffuser les informations (courrier, messagerie électronique, téléphone, internet…) ;
• assurer le traitement du courrier (courrier départ et courrier arrivée);
• gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du Coordonnateur du projet
• Préparer les correspondances et assurer leur expédition et leur suivi, le cas échéant ;
• Assurer la gestion et la fourniture du matériel de bureau ;
• Aider à faire le suivi des déplacements des membres du personnel ;
• Aider à faire le suivi des polices d’assurance ;
• Mettre en place un système de maintenance des équipements et fournitures de bureau achetés par les fonds du Projet. ;
• Tenir à jour la base de données des Prestataires de services ;
• Assurer les formalités de voyage pour le personnel et les visiteurs ;
• Mettre en place un système de classement électronique et manuel pour faciliter l’archivage et l’extraction d’informations et de documents ;
• Fournir des informations et des réponses aux questions et autres requêtes des autres membres du personnel;
• Aider le personnel du projet pour la finalisation de toutes les correspondances officielles et de tous les rapports ;
• Aider à la préparation des ateliers et des réunions ;
• Etablir les besoins en matériels et fournitures des services ;
• Faire de façon régulière le point des principales activités et la situation des équipements, des contrats et des fournitures de bureau;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie ;
• Participer à la planification des activités du projet ;
• Organiser les réunions et en régler tous les détails administratifs y compris la rédaction des procès-verbaux des réunions;
• Assurer un contrôle de qualité de tous les documents sortant du projet vers le comité technique Inter-institution, comité de pilotage et vers d’autres partenaires du projet ;
• Rechercher dans les différents manuels du projet des politiques pour répondre aux questions du Coordonnateur ou tout autre personne du projet ;
• Entretenir les relations avec les organes de gestion du projet notamment le CPP, CTI, le chargé du projet du côté de l’IDA, et les points focaux aux Ministères et autres institutions bénéficiaires ;
• Assurer la circulation de l’information pour l’équipe du projet ;
• Assurer la supervision des services de la coordination : le standard, l’accueil, la bibliothèque, l’archivage, le Platon et le chauffeur affecté à la coordination.
Le premier contrat sera d’une durée d’une année. Si à l’issue de cette période, l’évaluation des performances est satisfaisante, le contrat sera renouvelé.
Les Termes de référence détaillés sont disponibles et peuvent être retirés au Secrétariat de l’Office National de Protection des Réfugiés et Apatrides (ONPRA), Ministère de l’Intérieur, du Développement Communautaire et de la Sécurité Publique, Quartier Industriel, Avenue de l’OUA, N06, Tél : 22274203/ 76670905 ; B.P : 6778 BUJUMBURA-BURUNDI
Le Projet de Développement Communautaire Intégré / Ministère de l’Intérieur, du Développement Communautaire et de la Sécurité Publique, invite les candidats admissibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Candidats intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services.
Le Candidat recherché doit être au moins de niveau Bac + 2 au moins en secrétariat de direction, justifier d’une expérience globale de travail de 10 ans dont 5 ans dans une position similaire, Une expérience dans un projet financé par la Banque Mondiale ou un organisme similaire constituerait également un avantage.
Il est porté à l’attention des Candidats que les dispositions de la section III, paragraphe 3.14, 3.16 et 3.17 du Règlement de passation des marchés pour les emprunteurs sollicitant le financement de projets d’Investissement (FPI) de juillet 2016, tel que révisé en novembre 2017 et août 2018 relatifs aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts sont applicables.
Un Candidat sera sélectionné en accord avec les procédures définies dans le Règlement de passation des marchés.
De plus amples informations peuvent être obtenues à l’adresse ci-haut mentionnée pendant les heures de services de 8 heures à 15 heures, heures locales.
Les dossiers de candidature adressés au Président du Comité Interministériel de préparation du Projet (CI PP) et Coordonnateur de l’Office National de Protection des Réfugiés et Apatrides, Ministère de l’Intérieur du Développement Communautaire et de la Sécurité Publique composés : (i)d’une lettre de motivation, (ii) d’un curriculum vitae détaillé, (iii) des copies certifiées conformes à l’originale des diplômes et des certificats et (iv) de tout autre document pouvant éclairer sur les qualifications et les compétences du candidat , seront déposés sous pli fermé au Secrétariat de l’Office National de Protection des Réfugiés et Apatrides (ONPRA), du Ministère de l’Intérieur, du Développement Communautaire et de la Sécurité Publique, Quartier Industriel, Avenue de l’OUA, N ,Tél : 22274203/ 76670905 ; B.P : 6778 BUJUMBURA-BURUNDI,et au plus tard le 21/05/2020 à 10 heures, heures locales : avec mention : « Candidature au poste d’Assistant Administratif (Secrétaire de Direction) du Projet de Développement Communautaire Intégré au Burundi ».