AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT NATIONAL N° DNCMP/103/S/2025-2026 RELATIF A LA LOCATION DES VEHICULES EN FAVEUR DES COMITES PROVINCIAUX DE VERIFICATION ET DE VALIDATION (CPVVs)

Date de publication : 17/12/2025

Date d’ouverture des offres : 07/01/2026

Art. 1. Objet       

Le Ministère de la Santé Publique invite, par le présent Appel d’Offres, les soumissionnaires admis à concourir à présenter leurs offres sous pli fermé, pour le service de « location des véhicules en faveur des CPVVs ».

Art. 2. Autorité contractante et source de financement

L’autorité contractante est le Ministère de la Santé Publique.

Le financement provient du Budget Général de l’Etat, exercice 2025-2026, litera :             Financement Basé sur les Performances (FBP).

Art. 3. Spécification du marché

La passation du Marché sera conduite par Appel d‘Offre Ouvert National (AOON) tel que défini dans le Code des Marchés Publics du Burundi.

 La location se fera pour une période de 6 mois comptée à partir de la signature du contrat par toutes les parties.

Le soumissionnaire garantit au MSP que les véhicules seront accompagnés de tous les documents légaux requis pour une utilisation normale à l’intérieur du pays et /ou à Bujumbura.

 En cas de doute, ou si cela est requis, il est du devoir du soumissionnaire de présenter un véhicule et ses documents à l’autorité contractante.

Art 4. Allotissement

Le marché comprend5 lots repartis selon les provinces actuelles du Burundi. Le soumissionnaire peut participer sur un ou plusieurs lot (s). Chaque lot est indépendant et fera l’objet séparé au niveau de l’offre financière.

Art. 5. Condition de participation

La participation au marché est ouverte, à égalité de conditions, à toutes les personnes physiques et morales [qu’elles participent à titre individuel ou dans le cadre d’un groupement (consortium) de soumissionnaires] et possédant les conditions techniques, juridiques et les capacités financières nécessaires à l’exécution du marché.

NB : Ne peut participer à l’Appel d’Offres tout soumissionnaire concerné par l’une des règles d’incapacité énumérée à l’article 161 du Code des Marchés Publics.

Art.6. Consultation et acquisition du Dossier d’Appel d’Offres

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu auprès de l’Action Ressources Humaines, Matérielles et Financières, Quartier ROHERO I, Avenue Pierre NGENDANDUMWE, n° 4, moyennant le paiement d’un montant de Cinquante Mille Francs Burundais (50.000 Fbu) au profit du compte n° CC10003 au nom de l’OBR ouvert à la Banque de la République du Burundi (BRB).

Art.7. Présentation de l’offre

Les documents constitutifs de l’offre seront présentés dans deux enveloppes distinctes : la première enveloppe contiendra l’offre technique et comprendra les éléments suivants :

Offre Technique

Au niveau administratif

1. Les statuts de l’entreprise pour une personne morale
2. Une preuve d’achat du Dossier d’Appel d’Offres portant le numéro du marché ;
3. Une garantie de soumission par lot (voir le détail à la page 7) délivrée par une banque agréée et établie suivant le modèle en annexe n° 2 ;
4. Une attestation de non redevabilité aux impôts et taxes délivrée par l’Office Burundais des Recettes (OBR) en cours de validité ;
5. Le certificat d’immatriculation fiscale (NIF) ;                 
6. Le registre de commerce (copie) ;
7. Le soumissionnaire doit avoir une adresse fixe connue ;
8. L’habilitation du signataire de l’offre à engager le soumissionnaire.
9. Une Attestation d’Assujettissement pour les assujettis à la TVA
10. Une attestation de non faillite délivrée par le tribunal de commerce en cours de validité

Au niveau technique

1. Description du véhicule (Description de l’état du véhicule, Nombre de place du véhicule, Index kilométrique)
2. L’Acte d’engagement suivant le modèle en annexe ;
3. Copie du contrôle technique valide, d’assurance du véhicule et de carte rose
4. Un permis de conduire en copie des chauffeurs affecté à chaque véhicule

Offre financière

1. L’Acte de soumission ;
2. Les Bordereaux des prix ;
3. Le Délai d’exécution.

NB. L’absence ou la non-conformité de l’un de ces éléments entraînera le rejet de l’offre lors de l’analyse, conformément à l’article 183 du Code des Marchés Publics.

Les offres doivent être présentées dans trois enveloppes dont une extérieure, contenant deux autres à savoir celle, renfermant l’offre technique et celle renfermant l’offre financière.

L’enveloppe extérieure comportera l’adresse ci-après : « Ministère de la Santé Publique, Action Ressources Humaines, Matérielles et Financières, Avenue pierre NGENDANDUMWE, n° 4, B.P. 1820 Bujumbura »

Elle devra également comporter la mention « DAO n° DNCMP/103/S/2025-2026 à n’ouvrir qu’en Séance publique du 07/01/2026 ».

Les offres sous pli fermé seront signées et cachetées par les soumissionnaires et seront établies en cinq exemplaires dont l’original et quatre copies. L’original doit porter la mention « Original » et les copies la mention « Copies ». En cas de divergence entre l’original et les copies, seul l’original fera foi.

1. LANGUE ET NOMBRE D’EXEMPLAIRES

Les offres doivent être rédigées en langue française et uniquement au moyen du formulaire de soumission type inclus dans le Dossier d’Appel d’Offres, dont les dispositions et le format doivent être strictement respectés.

Les offres doivent être paginées, paraphées et avoir une table des matières.

• MODE D’EXPRESSION DES PRIX

Le montant total de l’offre sera exprimé en francs burundais, en chiffres et en lettres. En cas de discordance, le montant en lettre fera foi.

Les prix indiqués sont TVA Comprise ; le prix est ferme, non révisable et non actualisable. Il engage le soumissionnaire pendant toute la durée d’exécution du marché. Les prix sont exprimés en monnaie nationale (le franc burundais).

Le prix de location inclus les frais d’entretien et de réparation du véhicule.

Les honoraires du chauffeur sont entièrement à charge du fournisseur ainsi que les charges sociales et fiscales

Art .8. Garantie de soumission

Une caution de soumission exigée pour chaque lot à savoir :

• Lot 1 : Neuf cent mille francs Burundi(900 000 BIF) ;
• Lot 2 : Un million trois cent mille francs Burundi (1 300 000 BIF)
• Lot 3 : Un million quatre cent mille francs Burundi (1 400 000 BIF)
• Lot 4 : Un million deux cent mille francs Burundi (1 200 000 BIF)
• Lot 5 : Un million deux cent mille francs Burundi (1 200 000 BIF)

Cette garantie doit être bancaire ou de microfinance, opérant comme une institution bancaire. Elle restera valable pendant trente (30) jours au-delà de la validité des offres.

Art.9. Validité des offres

Les offres sont valables pendant une période de 90 jour calendaire à compter de la date limite de remise des offres. Les soumissionnaires doivent s’engager à maintenir leurs prix pendant la période de l’exécution de ce marché.

Art.10 : Date limite de dépôt des offres

Les offres sous pli fermé doivent être déposées à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard le 07/01/2026 à 09 heures 30 minutes précises, avant que le Président de la Séance n’ait déclaré l’ouverture des offres. Toute offre reçue après la date limite ne sera pas prise en considération.

Art.11. Séance d’ouverture des offres

Les offres seront ouvertes le même jour, en présence des soumissionnaires qui souhaitent être présents à l’ouverture, ou de leurs représentants, à 10 h 00 dans la salle des réunions du MSP.

Le PV d’ouverture doit être contresigné par tous les membres de la sous-commission d’ouverture présents et une copie est transmise à la DNCMP. Conformément à l’article 22 alinéa 9 du Code des Marchés Publics, un Cadre requis par l’Autorité Contractante auprès de la DNCMP assistera aussi à la séance d’ouverture des offres. Il dresse un rapport de déroulement de la séance et donne une copie à l’Autorité Contractante. Il ne signe pas sur le PV d’ouverture des offres. L’ouverture des offres se fera en une seule étape.

Art 12. Analyse des offres

Une sous-commission technique d’analyse des offres sera mise sur pied par le maître de l’ouvrage. L’évaluation des offres sera effectuée à partir du jour de l’ouverture des offres. L’absence d’un des documents exigés pour l’offre technique entraîne l’exclusion du soumissionnaire.

Art 13.  Attribution du marché.

L’acheteur attribuera le marché au soumissionnaire dont l’offre a été reconnue administrativement et techniquement conforme au Dossier d’Appel d’Offres et qui a soumis l’offre la moins disante (après pondération basée sur la sélection fondée sur la qualité –coût)

Art 14. Délais de livraison

Les véhicules seront livrés et réceptionnées au chef-lieu de chaque province sanitaire.

Les véhicules seront réquisitionnés suivant le calendrier préétabli par le Coordinateur du CPVV. Les jours de prestation pour ces véhicules sont de 20 jours ouvrables en moyenne par mois.

Art 15.  Modalités de paiement

Le Fournisseur remet à la Personne responsable du marché un décompte, précisant et justifiant le montant qu’il prétend du fait de l’exécution du marché, à la fin de chaque mois suivant le nombre de jours prestés.

 Le règlement de la facture se fera par virement bancaire au compte du fournisseur sur présentation de la déclaration de créance et facture vérifiées par le Coordinateur du CPVV.

Le premier paiement sera annexé par le procès-verbal de réception ; les paiements suivants seront faits avec présentation du procès-verbal établi par le Coordonnateur du CPVV, signé par celui-ci ainsi que par le fournisseur et validé par le Médecin Directeur de la Province Sanitaire auquel on adjoindra la copie de la première réception.

Le prix de location inclus les frais d’entretien et de réparation du véhicule.

Les honoraires du chauffeur sont entièrement à charge du fournisseur ainsi que les charges sociales et fiscales.

NB : Le fournisseur doit remettre une facture émise par une machine électronique agréée par l’OBR.

Art 16. Annulation de la commande

La commande pourra être partiellement ou totalement annulée en cas de retard dans la livraison et exécution ou en cas de présentation des véhicules en mauvais état non-conforme aux spécifications techniques requises.

Art 17. Pénalités de retard

Toute défaillance dans l’exécution de ce marché entraîne :

• L’annulation du contrat ;
• Le non remboursement de la caution de soumission.

En cas de retard dans l’exécution du marché, l’attribution encourt, après mise en demeure préalable, une pénalité calculée suivant la formule ci-après :  

P = MxN                 P= Montant des pénalités

      1000                 M= Montant des Jours non prestés

                              N= Nombre de jours calendrier non prestés

Toutefois, le montant des pénalités ne peut pas dépasser 10% du montant du marché.

Art 18. Assurance

L’autorité contractante n’assumera aucune responsabilité pour les pertes ou dommages subis par les véhicules se produisant pendant la période d’exécution et avant l’acceptation desdits véhicules. Par conséquent, il appartient au fournisseur d’assurer les véhicules.

Le fournisseur ainsi que les propriétaires des véhicules éventuels seront couverts par une assurance de responsabilité civile du fournisseur dans le cadre de leurs activités liées à l’exécution dudit marché.

Art 19. Informations Complémentaires sur la nature du Contrat

• Le(s) fournisseur(s) s’assurera (ont) que les véhicules soient en bon état, L’autorité contractante sera en mesure de refuser la réception d’un véhicule si ce dernier n’a pas été jugé suffisamment en bon état pour travailler ;
• Le(s) fournisseur(s) devra (ont) fournir une copie du permis de conduire et des copies des papiers des véhicules loués à l’autorité contractante (contrôle technique en cours de validité, assurance couvrant toute la période du contrat et la carte rose en cours de validité jusqu’à la fin du contrat) ;
• Le fournisseur est responsable de la conduite et du comportement de ses chauffeurs, une charte de bonne conduite sera signée par chaque chauffeur à son arrivée sur sa base d’affectation, mais il reste du devoir du fournisseur que les chauffeurs aient un comportement poli et adéquat en toute situation ;
• Si un chauffeur ne satisfait pas (par sa conduite, son comportement,) aux exigences éthiques et sécuritaires à l’autorité contractante, il sera demandé au fournisseur de le remplacer dans un délai de cinq (5) jours ;
• Le(s) fournisseur(s) s’assurera (ont) de la maintenance de ses véhicules loués, effectuera les contrôles et changements de pièces nécessaires au bon fonctionnement des véhicules. L’autorité contractante se réservera le droit de rappeler et de contrôler la bonne exécution de cette obligation ;

Art 20. Règlement des litiges

Tout litige du fait de l’exécution du présent marché sera tranché conformément au Code des Marchés Publics.