Avis de recrutement
Intitulé du poste : Gestionnaire Administratif et Financier
Durée : contrat de 1 année renouvelable
Lieu du poste : Bujumbura, Burundi
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Data.FI (Translating Data for Implementation) financé par l’USAID, JSI Research and Training Institute, Inc., recherche un Gestionnaire Administratif(ve) et Financier(e) pour son bureau de Bujumbura.
Description du projet
Data for Implementation (Data.FI) est un projet global, quinquennal financé par le plan d’urgence du président des États-Unis pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID), dont l’objectif est de renforcer et de maintenir l’accès aux données de qualité pour accélérer le contrôle de l’épidémie de VIH.
Ce projet est le principal mécanisme utilisé par l’USAID pour renforcer les technologies et les systèmes d’information sanitaire afin de soutenir les activités de lutte contre le VIH. Data.FI vise à améliorer l’analyse approfondie des données épidémiologiques et programmatiques sur le VIH au niveau global, régional et national. Cette analyse pourra ensuite être directement appliquée pour accélérer la réalisation des objectifs du PEPFAR.
L’objectif de Data.FI est également d’aider directement les gouvernements des pays hôtes à améliorer les systèmes d’information sanitaire existants afin d’informer les décisions éclairées sur les lacunes programmatiques en matière de VIH/SIDA et de maintenir l’impact en appuyant la transition des activités vers les partenaires locaux.
À la fin du Projet Data.FI, une approche analytique avancée pour la mise en œuvre et l’extension du programme sera institutionnalisée dans les pays PEPFAR et dirigée par des organisations locales.
Les systèmes de données sur le VIH seront soutenus par les investissements nationaux et les capacités locales et seront flexibles pour répondre aux nouveaux besoins décisionnels essentiels au contrôle de l’épidémie. Au Burundi, les interventions de Data.FI seront axées sur le district, et en priorité sur l’assistance technique visant à renforcer les capacités des équipes de district.
Data.FI est mis en œuvre par Palladium, en partenariat avec JSI Research& Training Institute, Inc.
Le Département d’épidémiologie de l’Université Johns Hopkins ; Right to Care ; Cooper / Smith ; IMC Worldwide ; JembiHealthSystems ; et Macro-Eyes.
Objet du poste et durée
Ce poste est basé à Bujumbura, Burundi. La durée initiale du poste est de 12 mois, avec une prolongation pour des années supplémentaires, en fonction du financement.
Principales responsabilités
Sous la supervision du Directeur Pays de Data.FI, en coordination avec le siège, le Gestionnaire Administratif(ve) et Financier(e) aura pour tâches :
1) Assurer une coordination efficace de la gestion des contrats, des opérations de gestion, de la comptabilité, des finances et des achats conformément aux stratégies et priorités de JSI et du projet Data.FI ;
2) Conseiller le directeur de pays sur les achats, les contrats de gestion, les finances et les ressources humaines ;
3) Établir et maintenir des systèmes financiers et administratifs garantissant la conformité aux conditions d’attribution, aux réglementations de l’USAID et conformément aux politiques et procédures de JSI ;
4) Gérer le cycle comptable mensuel, y compris l’examen des transactions, le suivi des relevés bancaires et le rapprochement financier de fin de mois ;
5) Examen et suivi opportuns et réguliers du ou des budgets du programme, y compris le suivi des dépenses, les projections prévisionnelles, le suivi des flux de trésorerie et la préparation de rapports financiers pour de JSI et l’USAID
6) Préparer des projections de dépenses mensuelles et envoyer des demandes de trésorerie en temps opportun au siège social de JSI ;
7) Assurer la documentation complète et la responsabilité de toutes les transactions ; examiner la documentation mensuelle des comptes du bureau, y compris les pièces de QuickBooks et les rapports de rapprochement
8) Préparer mensuellement les salaires du personnel, y compris les avantages sociaux et les paiements d’impôt ; s’assurer que toutes les taxes déduites du personnel et des fournisseurs sont payées mensuellement et à temps ;
9) S’assurer de l’exactitude et des informations financières en temps opportun sont présentées à la direction et au personnel du projet pour la prise de décision ;
10)Surveiller la gestion des ressources humaines du projet en général ;
11)Fournir des conseils/formations d’intégration au personnel sur les politiques du Gouvernement Américain et de JSI, la budgétisation et la comptabilité, la gestion des subventions, les systèmes opérationnels et d’autres domaines pertinents selon les besoins
12)Assurer le respect des lois locales et des exigences légales, y compris le lois du travail, l’enregistrement et les audits ;
13 Initier et coordonner la conception et/ou la mise à jour des outils de gestion comptable et financière, de gestion des ressources humaines et de sécurité ;14) Responsable de superviser le travail quotidien de tous les postes sous sa supervision
15)Identifier et mettre en œuvre de bonnes pratiques de gestion des finances et des ressources selon qu’elles conviennent, et conformément aux normes et directives de l’USAID, Data.FI et JSI ;
16) Gérer les registres d’inventaire et s’assurer que les actifs sont protégés et utilisés efficacement ;
17) Maintenir de bonnes relations au sein des membres de l’équipe de projet et avec les partenaires externes tels que les consultants et les partenaires de mise en œuvre ;
18)Représenter Data.FI lors de réunions, de conférences et auprès de partenaires externes notamment dans ses domaines de responsabilité ;
19)Être un participant clé lors de la préparation du plan de travail et travailler en étroite collaboration avec l’équipe technique pour préparer et suivre les plans de travail chiffrés ;
20)Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur qui est conforme au concept général de ce poste.
Exigences du candidat
- Etre de nationalité burundaise ou avoir un permis de travail au Burundi
- Diplôme universitaire en économie, gestion financière, gestion des affaires ou autre domaine connexe avec une expérience pertinente dans la gestion de projets de coopération internationale ;
- Avoir un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dans la gestion budgétaire et financière, des contrats, de l’administration, des ressources humaines et des achats.
- Connaissance des réglementations du Gouvernement Américain, de la gestion financière, des rapports et des exigences de conformité
- Bonne connaissance de Microsoft Excel, Maîtrise de Microsoft Word, PowerPoint et G-suite (Google workspace) ;
- Avoir de solides compétences en gestion de plusieurs dossiers et travailler sous pression
- Une expérience avec le système de comptabilité QuickBooks est préférée ;
- Expérience de la coordination entre les fonctions techniques, administratives et financières ;
- Solides compétences organisationnelles ;
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
- Bonne maîtrise du français et excellente capacité à communiquer et à écrire en anglais ;
- Expérience démontrée dans la supervision, le mentorat et la formation du personnel ;
- Être capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision ;
- Être disponible pour voyager à l’intérieur et à l’extérieur du pays en cas de besoin
- Doit être en mesure de maintenir la confidentialité de toutes les questions exclusives du projet et du personnel.
Candidature
Les candidats (tes) intéressés (es) sont invités(es) à postuler en ligne sur le site de JSI
https://careers.jsi.com/JSIInternet/Careers/jobpostings.cfmau plus tard le 07 Avril 2023 à 12h30.
N.B. Seuls (les) les candidats (tes) présélectionnés (es) seront contacté(e)s pour les prochaines étapes de la sélection.